Effizientes Arbeiten mit Office: Produktivitätstipps für Profis

Mit einem umfassenden Angebot an Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook erleichtert Microsoft Office den Büroalltag durch seine vielfältigen Funktionen erheblich. Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen nützliche Produktivitätstipps vor, mit denen Sie das Beste aus Microsoft Office herausholen können.

Tipp 1: Automatische Erstellung von Sicherheitskopien

Nichts ist frustrierender, als die Arbeit an einem Dokument, in das man mehrere Stunden investiert hat, durch einen Computerabsturz zu verlieren. Regelmäßiges Sichern mit Windows 10 kann solche Verluste verhindern, aber leider vergisst man das manchmal. Glücklicherweise verfügt Word über eine automatische Wiederherstellungsfunktion, die in bestimmten Zeitabständen Sicherungskopien Ihres Dokuments erstellt.

Um diese Zeitintervalle anzupassen, wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Optionen" auf der linken Seite. Bewegen Sie dort den Mauszeiger auf den Abschnitt "Sichern". Aktivieren Sie die Option "Automatische Sicherungsinformationen speichern alle" und geben Sie das gewünschte Sicherungsintervall an.

Tipp 2: Dokumente teilen mit SharePoint

Haben Sie Schwierigkeiten, Dokumente mit anderen zu teilen und zu bearbeiten? SharePoint in Microsoft Office ist eine praktische Lösung. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente auf einer zentralen Plattform zu speichern und sie mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen, sodass alle effizient zusammenarbeiten können.

Darüber hinaus bietet SharePoint die Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen und Zugriffsrechte zu verwalten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur die berechtigten Personen Zugriff auf Ihre Dokumente haben.

Tipp 3: Tastenkombinationen lernen

Mit Tastenkombinationen können Sie Aufgaben in Microsoft Office schnell und einfach erledigen, ohne zur Maus greifen zu müssen. Es gibt eine Vielzahl solcher Shortcuts, die Ihre Arbeitsweise effizienter gestalten können.

Darüber hinaus können Sie mithilfe von Makros häufig wiederkehrende Aktionen aufzeichnen und mit bestimmten Tastenkombinationen aufrufen. Dies fördert die Konsistenz Ihrer Arbeitsabläufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Auch in PowerPoint können Tastenkombinationen Zeit sparen, sei es beim Erstellen einer neuen Folie oder beim Anpassen der Größe eines Textfeldes.

Tipp 4: Integrierte Vorlagen nutzen

Vorlagen sind eine effiziente und zeitsparende Methode, um schnell professionell aussehende Dokumente, Tabellen und Präsentationen zu erstellen. Microsoft Office stellt zahlreiche Vorlagen für verschiedene Anwendungsbereiche zur Verfügung, die direkt in den Office-Anwendungen verwendet werden können. Um auf eine Vorlage zuzugreifen, wählen Sie zunächst "Datei" und dann "Neu". Wählen Sie dann die passende Vorlage aus und beginnen Sie mit der Anpassung.

Tipp 5: Office-Dokumente mit Passwort schützen

Um Ihre Office-Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, können Sie diese passwortgeschützt verschlüsseln. Diese Funktion ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie das Dokument per E-Mail versenden und sicherstellen möchten, dass nur der vorgesehene Empfänger das Dokument öffnen kann.

Sie finden diese Sicherheitsoption in Word unter dem Reiter "Datei" und dann "Dokument schützen". Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option "Mit Kennwort verschlüsseln". Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster das gewünschte Passwort ein und bestätigen Sie mit "Ok". In einem weiteren Fenster wird eine erneute Bestätigung des Passworts verlangt. Um das Passwort wieder zu entfernen, verfahren Sie wie zuvor beschrieben, lassen aber das Feld für die Passworteingabe leer.

Tipp 6: E-Mails zu einer bestimmten Zeit automatisch versenden

Wenn Sie eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, aber zu diesem Zeitpunkt nicht an Ihrem Computer sein können, bietet Outlook eine nützliche Funktion für diesen Zweck. Tippen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt, navigieren Sie zum Reiter "Optionen" und wählen Sie "Versand verzögern". Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit eingeben können. Klicken Sie anschließend auf "Schließen".

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, wird Ihre E-Mail verzögert und zum angegebenen Zeitpunkt versendet. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Verwendung eines Exchange-Servers Outlook schließen können, während Sie bei Verwendung von IMAP oder POP das Programm bis zum Zeitpunkt der Zustellung geöffnet lassen müssen.

Fazit

In diesem Artikel haben wir Ihnen 5 Tipps vorgestellt, mit denen Sie Ihre Produktivität in Microsoft Office nachhaltig steigern können. Beginnen Sie noch heute damit, diese Funktionen zu erkunden und zu integrieren, um das volle Potenzial von Microsoft Office auszuschöpfen.