Die Kunst des effektiven Fragens: Eine Schlüsselkompetenz für erfolgreiche Verhandlungen

In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt wird es immer schwieriger, persönliche Treffen mit Verhandlungspartnern zu arrangieren. Wenn es dann doch zu einem Face-to-Face-Meeting kommt, ist es umso wichtiger, diese Gelegenheit optimal zu nutzen. Besonders wenn der Zweck des Treffens der Informationsaustausch ist, wird die Fähigkeit, effektiv zu fragen, entscheidend. Kaum etwas gibt mehr Kontrolle als effektives Fragen, doch diese Fertigkeit und Kunst wird oft unterschätzt und von vielen Fachleuten zu wenig entwickelt.

Albert Einstein gilt als einer der größten Denker unserer Zeit, doch selten wird er für seine Fähigkeit gelobt, effektive Fragen zu stellen. Einstein wusste, dass die richtigen Fragen zu besseren Ergebnissen führen und es ihm ermöglichten, den Kern eines Problems zu erfassen, um die bestmögliche Lösung zu finden. Einstein war ein Experte darin, "in den Kopf des Problems" zu gelangen.

Obwohl das Stellen von Fragen wie eine einfache Aufgabe erscheinen mag, ist es vielleicht das effektivste Werkzeug, das wir als Verhandler haben. Im Verhandlungstraining lernen wir, dass effektive Fragen es uns ermöglichen, das Verhandlungsfeld richtig zu verstehen. Sie liefern Informationen, die zu Macht und Befähigung in der Verhandlung führen. Außerdem bieten sie die Möglichkeit, der anderen Partei das zu geben, was sie will, was zu kostengünstigen, wertvollen und langfristigen Vereinbarungen führt. Leider macht ein Verhandler oft den Fehler, anzunehmen, dass er alle Antworten kennt und daher keine angemessenen Fragen stellen muss.

Albert Einstein sagte: "Annahmen werden gemacht, und die meisten Annahmen sind falsch." Wir wissen, dass Zeit und Umstände bestimmen, was für die andere Partei wichtig ist, aber beides ändert sich ständig aufgrund interner und externer Drücke sowie verfügbarer Möglichkeiten. Was also letzten Monat oder letztes Jahr richtig war, muss jetzt nicht mehr stimmen. Pläne und Vorschläge sind daher oft nicht abgestimmt, und der Gegenseite wird ein Wert angeboten, der nicht so wertvoll ist, wie man annehmen würde. Dies wird zu einem großen Problem, wenn man kollaborative Verhandlungen anstrebt.

In einem kürzlichen Verhandlungstraining mit einem großen internationalen FMCG-Unternehmen trafen wir auf einen Manager, der zunehmend unter Druck geriet, weil all seine Interaktionen mit einem wichtigen Kunden per E-Mail abgewickelt wurden. Dies führte dazu, dass der Manager von einem Einzelhändler, der von seiner Organisation als strategisch wichtig angesehen wurde, sehr transaktional behandelt wurde. Je mehr der Manager drängte, desto weniger Zeit erhielt er. Er begann, Daten, Analysen und Innovationen an den Einzelhändler zu werfen, in der Hoffnung, strategischer wahrgenommen zu werden, aber alles vergeblich.

Eines Tages erhielt er eine E-Mail von seinem Gegenüber mit der Bitte um Empfehlungen für SKU-Platzierungen für das nächste Reset. Wir forderten den Manager heraus, über seine Antwort anders nachzudenken und anstatt der geplanten Antwort mit vollständigen Empfehlungen, einfach mit einer Frage zurückzukommen: "Was haben wir, das für Sie wichtig ist?" Der Einzelhändler antwortete sofort mit eigenen Ideen, woraufhin der Markenmanager ein persönliches Treffen anbot, um die Bedürfnisse des Einzelhändlers zu erörtern. Das Treffen wurde akzeptiert, und es entstand die Möglichkeit, einen weitaus persönlicheren Kommunikationsweg wieder aufzunehmen - alles als Ergebnis des einfachen Aktes, zur richtigen Zeit eine effektive Frage zu stellen.

Wir finden selten Fachleute, die Meetings ohne vorgefasste Ideen betreten, ausgestattet mit nichts als einem leeren Notizbuch und ihrem "Frage-Werkzeugkasten". Doch genau das ist oft nötig, um wirklich effektive Fragen zu stellen.

Das Fragen und die Fähigkeit, effektiv zu fragen, ist wahrlich eine Kunst. Eine Kunst, die entwickelt und im Idealfall gemeistert werden kann. "Wenn du wissen willst, wie klug eine Person ist, höre dir ihre Antworten an. Wenn du wissen willst, wie weise eine Person ist, höre dir ihre Fragen an." – Anonym

Ein effektiver Fragesteller kann eine Diskussion lenken und ein positives Umfeld schaffen, unabhängig von den Bedingungen oder der durchgeführten Aktion. Ein effektiver Fragesteller kann das wahre Verständnis der anderen Partei einschätzen. Ein effektiver Fragesteller kann die Entwicklung fördern und kritisches Denken sowie Kreativität für seine Verhandlung anregen.

Hier sind drei Schritte, die Sie unternehmen können, um die Kunst des Fragens zu meistern. Sie werden Ihnen und Ihrer Organisation einen Mehrwert bringen und Ihnen vor allem helfen, ein besserer Verhandler zu werden.

1. Überprüfen Sie Ihren Fragestil

Der erste Schritt, um bessere Fragen zu stellen, besteht darin, eine Überprüfung Ihres Fragestils durchzuführen, um die Art der Fragen zu bewerten, die Sie in einem Meeting tendenziell stellen. Bitten Sie bei Ihrem nächsten Meeting einen Kollegen, Notizen darüber zu machen, welche Fragen Sie stellen und wie Sie sie stellen. Lassen Sie ihn auch verfolgen, ob Sie der Antwort zuhören oder die andere Partei auf halbem Wege unterbrechen. Dies wird Ihnen eine Vorstellung von Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten geben.

2. Bauen Sie Ihren "Frage-Werkzeugkasten" auf

Eine Überprüfung wird zeigen, welche Art von Fragen gestellt wurden, und Ihnen ermöglichen festzustellen, ob sie für das Erreichen Ihres Endergebnisses und der Informationen, die Sie erhalten wollten, angemessen waren. Fügen Sie die Fragen, die funktioniert haben, Ihrem Werkzeugkasten hinzu. Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, um herauszufinden, welche Fragen sie verwenden, die effektiv sind. Erstellen Sie dann eine Liste, die Sie zu Ihren Meetings mitnehmen können. Je umfangreicher, desto besser, damit Sie die Möglichkeit haben, den Informationsfluss zu kontrollieren und das zu erreichen, was Sie geplant haben. Bauen Sie schließlich in Ihren Werkzeugkasten einen Fragetrichter ein, der mit offenen Fragen beginnt und die Gegenpartei zu spezifischeren Fragen und Antworten führt.

3. Etablieren Sie einen "Frage- und Zuhörstil"

Die Entwicklung eines angemessenen Tons für das Stellen von Fragen trägt viel dazu bei, ein kollaboratives Gespräch zu schaffen, in dem Sie die gesuchten Informationen ermitteln können. Nichts beendet ein Gespräch schneller als eine negative Reaktion oder eine schnelle Erwiderung. Auf die Frage, wie lange Fachleute auf eine Antwort auf eine Frage warten, sagten die meisten, sie warten mindestens fünf Sekunden. In Wirklichkeit zeigen Studien, dass die meisten Fachleute nicht länger als eine Sekunde auf eine Antwort auf eine Frage warten, bevor sie eingreifen. Bauen Sie als Teil Ihres Stils volle fünf Sekunden für eine angemessene Antwort ein. Geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit zum Nachdenken. Es mag sich anfangs wie eine Ewigkeit anfühlen, aber Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben.

Diese drei Bereiche werden einen erheblichen Einfluss auf Ihre Fähigkeit haben, effektiv zu fragen, und können relativ leicht umgesetzt werden. Während dies Bereiche sind, die es zu entwickeln gilt, hier drei spezifische Dinge, die Sie vermeiden sollten, während Sie die Kunst des Fragens perfektionieren:

a. Stellen Sie nicht die gefürchtete Frage "Gibt es noch weitere Fragen?". Dies könnte die andere Partei einschüchtern, unzulänglich erscheinen lassen oder ein fruchtbares Gespräch beenden. Ergänzen Sie stattdessen: "Nun, ich bin sicher, Sie haben einige Fragen" oder "Was habe ich ausgelassen?"
b. Vermeiden Sie "Hammerhead"-Fragen, d.h. Fragen, die die andere Partei einschüchtern oder Ja/Nein-Fragen sind.
c. Vermeiden Sie Fragen, deren Antwort Sie bereits kennen. Dies kann von der anderen Partei als herablassend oder bestenfalls als rudimentär angesehen werden.

Effektives Fragen wird natürlich suboptimiert, wenn es nicht mit effektivem Zuhören kombiniert wird. Zuhören ist die Masse, multipliziert mit der Lichtgeschwindigkeit im Quadrat des Fragens; ohne sie ist es schwer, etwas zu erschaffen. Vorbei müssen die Zeiten sein, in denen man eine Frage stellt und dann schon über die nächste Frage nachdenkt, anstatt der Antwort auf die ursprüngliche Frage zuzuhören. Warum überhaupt eine Frage stellen, wenn man nicht auf die Antwort hören will? Es gibt natürlich einen grundlegenden Unterschied zwischen Hören und Zuhören; man kann der beste Fragesteller der Welt sein und dennoch alles verpassen aufgrund mangelnder Zuhörfähigkeiten. Entfernen Sie alle Annahmen aus den Antworten, die Sie erhalten, und hören Sie einfach der Antwort zu; hören Sie zu, um zu verstehen, nicht um einen Punkt zu beweisen. Effektives Fragen und effektives Zuhören sind nicht passiv und können, wenn gut ausgeführt, ziemlich ermüdend sein.

Wenn Sie ein Meeting verlassen, ohne die Informationen zu erhalten, die Sie wollten oder benötigten, liegt der Fehler bei Ihnen. Fragen Sie sich, warum Sie nicht erreicht haben, was Sie wollten, und höchstwahrscheinlich wird es auf einen Mangel an effektiv verbrachter Zeit mit Ihrem Fragestil zurückzuführen sein. Effektives Fragen braucht Zeit und Übung. Je mehr Sie in die Beherrschung der Kunst des Fragens investieren und je effektiver Sie beim Stellen von Fragen werden, desto mehr Informationen werden Sie erhalten, was Ihnen mehr Macht für Ihre Verhandlung gibt. Wie Einstein über die Macht der Vorbereitung sagte:

"Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken, und 5 Minuten damit, über die Lösungen nachzudenken." - Albert Einstein.

Über den Autor:

Matthew Geddie ist ein talentierter und erfahrener Unternehmer, der Produkte entwickelt, geistiges Eigentum schafft, Marken aufbaut und internationale Vertriebs- und Marketingstrategien umsetzt. Er hat für The Gap Partnership gearbeitet, ein führendes Beratungs- und Trainingsunternehmen für Verhandlungen. Er bringt eine Fülle von Expertise mit, insbesondere in den Bereichen Geschäftsentwicklung, Strategie, neue Geschäftsinitiativen, Markenmanagement, Executive Coaching und Führung, Produktentwicklung und Innovation. Mit einer Fülle internationaler Erfahrung hat Matt ein starkes Verständnis für verschiedene Märkte in Nordamerika, Europa, Asien und dem Nahen Osten.